Jak skutecznie zarządzać własnym czasem?
A raczej jak zarządzać własną osobą w czasie? Zarządzanie samym sobą w czasie to problem, który dotyczy chyba wszystkich. Dowiedz się, jak podwoić swoją efektywność i zyskać więcej czasu na nowe działania, dla siebie, rodziny i przyjaciół. Znajdź w swoim życiu pożeraczy czasu i skutecznie je eliminuj.
Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy sobie czas. Jeżeli poruszamy się bez planu, często poddajemy się zewnętrznym bodźcom np. znajomym wyciągającym na imprezę. Dlatego dobrze jest opanować podstawy zarządzania własnym czasem, aby móc odpowiednio się przygotować i mieć czas na "wszystko".
1. Zaplanuj swój dzień. Naucz się planować swój dzień. Dzień wcześniej przygotuj sobie listę rzeczy które będziesz robić. Z samego rana przejrzyj ją raz jeszcze i sprawdź czy czegoś nie musisz dodać lub wyrzucić.
2. Zaplanuj swój tydzień. Jak nauczysz się planować dzień, spróbuj zaplanować cały tydzień. Na każdy dzień przygotuj sobie coś co przybliży Cię do Twojego celu.
3. Znaj swoje cele i nagradzaj się za ich osiąganie. Zatrzymaj się na chwilę i zastanów się co właściwie chcesz osiągnąć i co ważniejsze kiedy. Bez tego trudno Ci będzie zrealizować punkty pierwszy i drugi. Twoje cele mogą być długoterminowe lub krótkoterminowe. Najważniejsze, aby były realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Nie zapomnij też o świętowaniu sukcesów!
4. Zaplanuj sobie czas na codzienną prasę, telefony i pocztę e-mail i postaraj się go nie przekraczać.
5. Podziel swoje sprawy wg priorytetów. Nie odkładaj na później spraw o najwyższym priorytecie. W pracy wykonuj najpierw te zadania, które mają największe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Na studiach poświęcaj w pierwszej kolejności czas na naukę i zdobywanie doświadczenia, ew. na sfinansowanie swoich studiów, jeśli zachodzi taka konieczność.
6. Do każdego założonego celu lub zadania wyznaczaj natychmiast ostateczny termin realizacji - deadline.
7. Wyrób sobie nawyk punktualności i robienia wszystkiego na czas (punktualność, oddawanie raportów, sprawozdań, projektów w terminie, itp.). Oczywiście w życiu bywa różnie i trzeba się liczyć z różnymi opóźnieniami. Nie powinno to jednak przeszkadzać w dążeniu do ideału.
8. Stosuj regułę 70/30. Nigdy nie planuj więcej niż 70% ogólnego czasu pracy. Zawsze zdarzy się coś niespodziewanego i będziesz zmuszony do modyfikacji wcześniejszych zamierzeń. Często działa tu czynnik ludzki, Zawsze zostawiaj sobie trochę miejsca na nieoczekiwane "nadzwyczaj pilne" polecenie szefa.
9. Z góry zaplanuj sobie czas w którym nikt nie może Ci przeszkadzać. Jeśli wykonujesz pracę, która wymaga skupienia, zaplanuj sobie na to odpowiednią ilość czasu. Wyłącz wtedy komórkę, program pocztowy i inne mogące rozproszyć Cię rzeczy. Jeśli ktoś Ci przeszkodzi, poproś aby przyszedł później. Bądź konsekwentny.
Kilka technik, które mogą podnieść naszą skuteczność i efektywność oraz pomogą w zaplanowaniu czasu:
Zasada Pareto
Vilfredo Federigo Damasio Pareto (1848-1923) był włoskim ekonomistą i socjologiem. Zajmował się wykorzystaniem reguł matematycznych w ekonomii i rozwinął pojecie równowagi ekonomicznej. Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść.
Analiza ABC
Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania. To zadania typu A. Stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Kiedy jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane.
Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane.
Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować.
Matryca Eisenhowera
Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Matryca Eisenhowera (zob. tabelę poniżej). Składa się ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, ułatwiają ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania.
| PILNE | NIEPILNE | |
| WAŻNE | - konieczność - sprawy kryzysowe - sprawy naglące - zadania z datą realizacji i przygotowanie do nich |
- powiększanie zdolności - przygotowanie - zapobieganie - sprecyzowanie wartości - planowanie - budowanie relacji z ludźmi - prawdziwa rekreacja - powierzanie odpowiedzialności |
| NIEWAŻNE | - złuda bycia ważnym i niezastąpionym - niektóre telefony - niektóre listy i raporty - niektóre spotkania - niektóre spotkania naglące - wiele zwykłych zajęć |
- pożeracze czasu - zbędne codzienne zajęcia - niezobowiązująca korespondencja - niektóre telefony - puste przyjemności np. oglądanie TV jak leci - plotkowanie |
I. Zadania pilne i ważne ("Zarządzanie kryzysami")
W tym obszarze znajdują się rzeczy, które są widoczne ze względu na ich pilność, niezbędne do wykonania w jak najszybszym czasie.
II. Zadania ważne, ale niepilne ("Zarządzanie samym sobą").
To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy się własnym rozwojem, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Zadania z tej ćwiartki nie są opatrzone etykietką pilności i dlatego często o nich zapominamy, choć są kluczowe dla naszego funkcjonowania.
III. Zadania pilne, ale nieważne ("Zarządzanie cudzymi priorytetami").
Czynności z III ćwiartki, choć podobne do tych z I, nie wnoszą ważnych treści do naszej misji, wartości ani najważniejszych celów. Często odnosimy wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak dla kogoś innego. Jeżeli jest to możliwe, powinniśmy maksymalnie dzielić się czynnościami z tej ćwiartki z innymi. Dzięki temu zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizację zadań istotnych.
IV. Zadania niepilne i nieważne ("Zarządzanie pożeraczami czasu").
To obszar, do którego należą aktywności nazywane "pożeraczami czasu". Wśród tych aktywności nie znajdziemy aktywności fizycznych, które mogą dać nam nowe siły do pracy. Taka rekreacja znajduje się w drugiej ćwiartce matrycy. Do tej kategorii zaliczamy rozrywki, które dostarczają nam natychmiastowych nagród (np. gry komputerowe, surfowanie po Internecie bez celu).
W opracowaniu wykorzystano:
Jak zarządzać sobą w czasie? [Dok. elektr.] (2011). http://www.abcpraca.pl/rozwoj-zawodowy/41-umiejetnosci/76-jak-zarzadzac-soba-w-czasie-cz-1 (odczyt 10.01.2011)
Zarządzanie własnym czasem [Dok. elektr.] (2011). http://zajaczkowski.org/2007/07/11/zorganizuj-sie-zarzdzanie-wasnym-czasem/ (odczyt 10.01.2011)